COMMISSION COMMUNICATION
Réunion du 19 mai 2014
Présents :
Mme Cindy PECORARO
M. Patrick BEAU
Mme Béatrice ROZES
M. Serge BERTHOUMIEU
Mme Dolorès GALZIN
M. Laurent SIGUIER
M. Antoine HERNANDEZ
M. Olivier MARTY
Etude de devis relatifs aux travaux d’impression
Une demande de devis a été faite auprès de 9 entreprises pour :
- l’impression du logo sur 500 enveloppes (format 22,9 x 32,4),
- l’impression du logo sur 1 000 enveloppes (format 11 x 22),
- l’impression de 10 carnets de 100 tickets de cantine numérotés et prédécoupés,
- l’impression de 24 carnets de 100 tickets de portage repas, numérotés et prédécoupés,
- l’impression de 350 bulletins d’environ 30 pages,
- l’impression de 3 affiches pour les panneaux « sucettes ».
Seules 4 d’entres elles ont répondu : Couleurs d’Autan, Impact, Esat Chantecler et Melting K.
- Enveloppes, tickets cantine et portage repas :
Après analyse des devis, il s’avère que la société Esat Chantecler est la mieux disante pour les impressions afférentes aux enveloppes et aux tickets de cantine et portage repas.
La différence de prix est significative : 44 € H.T. (enveloppes format
22,9 x 32,4), 70 € H.T. (enveloppes format 11 x 22), 27,50 € H.T. (tickets cantine) et 66 € H.T. (tickets portage repas).
- Bulletins municipaux :
En ce qui concerne l’impression des bulletins municipaux, aucune décision n’a été prise. Nous désirons que l’entreprise Esat Chantecler nous fasse une estimation, cette dernière n’ayant pas fait d’offre car elle ne travaille qu’avec une photocopieuse et ne peut donc pas nous proposer une couverture en couché moderne brillant à 250 g/m2.
Après discussion, l’équipe décide de continuer dans cette perspective d’économie, sans pour autant délester l’esthétique du bulletin municipal et opte pour une impression en noir et blanc sauf pour la couverture, qui elle sera en couleur et sur papier 90 ou 100 g.
Une parenthèse est ouverte pour évoquer l’éventualité de proposer aux administrés la possibilité de recevoir le bulletin municipal par courriel ou encore de visionner ce dernier sur le site de la Commune.
Mise en place du nouveau site internet
L’ancienne municipalité avait souscrit un contrat avec l’agence de communication Occitane. L’agence a subi une attaque Web-Pirate, ce qui a entraîné la suspension temporaire du site pendant 2 mois. A ce jour, cette agence se retrouve en redressement judiciaire et le site est laissé à l’abandon.
C’est la raison pour laquelle il est urgent de souscrire un contrat de création de site avec une nouvelle agence. En effet, en résiliant le contrat avec cette dernière, nous perdons le nom de domaine qui nous a été affecté.
Pour cela, une demande de devis a été effectuée auprès de 4 entreprises et une prise de contact a été faite avec diverses mairie pour connaître leur créateur et avoir leur ressenti.
Quatre d’entres elles ont répondu : Pierre Farenc, Kauriweb, Quatrys et Melting K.
Deux entreprises sortent du lot :
La société Kauriweb est la mieux disanteavec un tarif de 1 900 € H.T., hébergement, nom du domaine et maintenance inclus.
Elle est la seule à respecter les normes du W3C (normes d’affichage pour les personnes handicapées, obligatoires à partir de 2015).
La société Pierre Farenc, quant à elle, fait une proposition à 2 170 € H.T. hébergement, nom du domaine et maintenance inclus, mais nous offrirait la maintenance, qui est d’un montant de 250 € H.T., la première année.
Elle offre, qui plus est, des critères de maintenance plus divers : retouche d’images, mise à jour des rubriques, maintenance corrective et évolutive.
Au cours de la discussion, et au vu de la somme importante que cela représente, nous décidons de ne pas nous prononcer pour le moment et désirons solliciter une demande de devis à la société MicroPhil de Viviers et Caplaser située sur le Causse.
La Commission Communication se réunira par la suite pour délibérer sur ce point.
En attendant, un courrier de résiliation est envoyé à l’agence Occitane et copie de ce courrier sera transmis à M. Jean Jacques SAVENIER, Administrateur Judiciaire pour l’en informer (fait le lundi 2 juin 2014).
Ä Sur les conseils de M. Jean-Claude GRAND, je me suis rapprochée de
M. Romain REGIS, étudiant à l’I.U.T. de Castres, qui proposait ses compétences pour créer notre site. Après discussion, il s’avère que faire appel à ses services dans le cadre d’une convention de stage, réalisée avec M. Charles DURANTON, chef du Département I.U.T., ne peut pas se faire ; les périodes de stages étant, soit pour les 1ères années déjà passées, soit pour les 2èmes années déjà réservées auprès d’autres demandeurs. Et passer par lui ou son ami sans contribution financière n’est pas envisageable pour une collectivité et nous démunirait de toute garantie.
Conception et rédaction du bulletin municipal
Une proposition de faire un bulletin municipal pour présenter la nouvelle équipe municipale est adoptée.
Nous décidons d’y ajouter une feuille de questionnaire A4, afin de connaître le nombre de personnes possédant internet et susceptibles d’être intéressées pour consulter le bulletin par ce procédé.
Nous demandons aussi les attentes pour le site internet afin de cibler notre demande auprès du futur prestataire.
Il sera également fait mention de la réunion publique à venir, à savoir : date, heure, lieu et ordre du jour.
Il est choisi de distribuer ce bulletin le 18 juin 2014. Nous organiserons la distribution en fonction des secteurs de chacun.
Je demande aux membres déjà présents qu’ils m’envoient une photo d’eux, type individuelle.
Révision du contrat téléphonique et internet
Les précédentes factures de téléphone, purement Mairie, s’élevaient à :
F 41,43 € T.T.C pour la ligne Fax,
F 46,92 € T.T.C pour la ligne fixe accessible aux administrés,
F 68,39 € T.T.C. pour la ligne fixe interne + internet,
F 47,28 € T.T.C. pour le mobile de l’agent communal.
Soit un total de 204,02 € T.T.C.
Pour poursuivre notre objectif d’économies, il a été nécessaire de revoir les contrats avec Orange et même d’aller faire un devis chez un autre prestataire, en l’occurrence, Bouygues pour notre part. J’ai demandé aux deux prestataires d’utiliser le fax par ordinateur (plus moderne et plus économique).
Bouygues fait la meilleure offre avec 80,39 € H.T. pour l’ensemble des lignes susnommées. La ligne fixe + internet seraient en illimité. De même pour le mobile et un spécialiste interviendrait en moins de 8h.
Orange, quant à lui, nous fait une offre à 107,00 € T.T.C. pour prestations égales à Bouygues.
Notre choix se porte sur Orange car ce dernier nous évite une interruption des services et nous assure une réception sans « faille ».
On réalise ici, une économie significative de 50 %.
M. Patrick BEAU prendra le relais pour revoir les contrats des lignes téléphoniques de l’école, à charge de la Mairie.
Questions diverses
Mmes Dolorès GALZIN et Béatrice ROZES (membres de la Commission Sociale) nous font part de la demande de la Commission Sociale de concevoir, entre autre, un questionnaire, pour les personnes bénéficiant du portage repas, suite à certaines plaintes sur la qualité et le non respect des régimes médicaux.
Seulement deux questions sont nécessaires :
- Jusqu’à quel prix seriez-vous prêt pour votre repas ? (noter des propositions de prix)
- Seriez-vous favorable à la création d’un club des séniors ?
Il est décidé de faire un courrier ou « petit mot » qui sera adressé uniquement aux personnes concernées.
La Présidente
Cindy PECORARO
